Cómo aparece su catálogo en RentGPT: categoría, campos obligatorios, capacidad

La primera pregunta de toda empresa de alquiler que oye hablar de un canal nuevo es la misma: «¿Tengo que volver a dar de alta mis productos?». No. RentGPT no es un mercado aparte; es una capa de búsqueda montada sobre el catálogo que ya mantiene en Rentificial. No hay segundo anuncio, ni fichero de exportación, ni proceso de sincronización nocturno. Si el producto existe en su panel, el asistente lo ve.

Dicho esto, hay algo cierto: que el asistente vea un producto y que pueda ofrecerlo no son lo mismo. Para verlo basta la ficha; para ofrecerlo, esa ficha tiene que llevar los campos que responden a la pregunta. De esa diferencia trata este artículo.

La categoría ata su producto a un vocabulario común

La forma de nombrar en el alquiler está dispersa. El mismo producto físico es «combo hinchable» en una empresa, «conjunto de juego» en otra y «castillo + tobogán» en una tercera. Para que el cliente llegue al producto correcto use la palabra que use, tiene que haber un vocabulario común en medio. En Rentificial ese vocabulario se llama taxonomía: una cadena sector → categoría, con un código fijo por categoría.

Al elegir una categoría en el formulario de producto, ata el producto a ese código. A partir de ahí da igual que el cliente diga «castillo hinchable», «bounce house» o «saltarín»: los tres se resuelven al mismo código y su producto está dentro de ese conjunto. Un producto sin categoría nunca queda atado al vocabulario: está en el panel y falta en la búsqueda.

Los campos obligatorios son el filtro

Con la categoría aparecen debajo campos propios de esa categoría. No son decoración: son literalmente aquello con lo que el asistente contrasta la frase. «Para veinte niños» va a la capacidad, «mi jardín es 15×15» a la superficie, «listo a las seis» al tiempo de montaje.

La última columna es donde más se pierde en la práctica. Un campo vacío no significa «desconocido»; significa, en la práctica, «este producto no puede responder a esa pregunta». Un hinchable sin capacidad queda descartado en silencio por cualquier frase que mencione un número de personas. En el panel el producto se ve perfecto; en la búsqueda sencillamente no está.

El calendario decide qué se ofrece

La categoría y los campos dicen qué es el producto; el calendario dice si lo tiene ese día. El asistente lee la disponibilidad del calendario con el que trabaja su equipo, no de una copia guardada en otro sitio. Es una garantía en ambos sentidos: una unidad sale de la búsqueda en cuanto se reserva y vuelve en cuanto se cancela.

En la práctica, una ocupación que no lleva en el panel tampoco existe en la búsqueda. Una reserva tomada por teléfono y nunca registrada hace creer al asistente que ese día está libre. Que el panel sea el único lugar de registro ya no es solo higiene contable: ahora es condición de la exactitud de la búsqueda.

El precio es lo que dice su tarifa

La cifra que ve el cliente sale de su tarifa, no de un texto de marketing. Precio diario, línea de entrega, tasa de servicio y fianza se muestran por separado. Dos consecuencias: primero, no hay sorpresas en el paso de pago; segundo, cada corrección que haga en la tarifa se refleja de inmediato en la búsqueda.

Si tiene precios escalonados —un descuento a partir de tres días, por ejemplo— el escalón se lee del mismo sitio. Una frase que dice «tres días» ve el precio de tres días, no el precio diario multiplicado por tres.

La reserva vuelve a usted como contrato

Una reserva cerrada a través del asistente no queda como registro aparte de un canal aparte. Aparece en su panel junto a las demás, con los mismos documentos y los mismos informes. No hay ninguna pantalla nueva que su equipo deba aprender.

En medio hay una protección: cuando el cliente pasa al pago, la unidad se bloquea quince minutos. Durante esa ventana la misma unidad no puede venderse por segunda vez, ni en el asistente ni en el panel. La doble venta es el error más caro del alquiler; la solución no es que dos sistemas se enteren el uno del otro, sino que haya un único bloqueo.

Por dónde empezar

Tres preguntas frecuentes

Tengo varias sedes, ¿aparecen todas?

Sí, pero solo las que tienen ubicación. Como la búsqueda funciona por proximidad, lo que importa es en qué sede está el producto y si esa sede tiene coordenadas. Una sede sin coordenadas queda fuera de la búsqueda por radio aunque el nombre de la ciudad esté bien escrito. Revisar una vez las direcciones de sus sedes es, en la mayoría de las empresas, una tarea única de diez minutos.

Uso mi propia categoría, ¿qué pasa?

Puede seguir usándola; en el panel no cambia nada. Pero un producto que no está atado a una categoría predefinida nunca entra en el vocabulario común y, por tanto, no aparece en la búsqueda. Esos productos llevan una etiqueta de «sin asignar» en el panel, así ve de un vistazo cuáles se quedan fuera.

¿Y si cambio un precio por una campaña?

Un cambio en la tarifa se refleja en la búsqueda al momento; no hay un paso de publicación aparte. Lo mismo vale para la política de cancelación, la tarifa de entrega y la fianza. Ese es el beneficio práctico de un único lugar de registro: nunca aparece una segunda lista de precios que mantener.

No hace falta arreglar todo el catálogo en un fin de semana. La mayoría de las búsquedas caen en un puñado de productos muy alquilados; empezar ahí da el retorno más rápido.

1. Liste sus veinte productos más alquilados.
2. Elija la categoría correcta en cada uno: el código da una coincidencia exacta, no una suposición.
3. Rellene los campos obligatorios; sobre todo, no deje vacías capacidad y medidas.
4. Ponga su zona de entrega y su tarifa correspondiente en la tarifa.
5. Haga del calendario el único lugar de registro: las reservas por teléfono también entran al panel.

El asistente no sabe lo que usted sabe; solo sabe lo que usted escribió. La calidad de su catálogo es la calidad de la búsqueda.

Cuando esos cinco pasos estén hechos podrá hacerse una pregunta concreta: ¿responde bien su sistema a «qué tienen para 20 personas el sábado en Garland»? Si lo hace, no tendrá que responderla por teléfono.